Етапи за изготвяне на технически паспорт

Настоящата информация е с препоръчителен и незадължителен характер. С оглед броя, на самостоятелните обекти и собствениците, отношенията между собствениците и изградените комуникационни практики в Етажната собственост някой от етапите могат да бъдат пропуснати, обединени или да се реализират в няколко действия!

Свикване на Общо събрание на етажната собственост в чиито дневен ред следва да бъде включена точка, касаеща вземане на решение за възлагане изработването на Технически паспорт. В Решението може да се определи ред за набиране на оферти, избор на изпълнител, упълномощава на лице, което да преговаря с лица годни да извършат обследването. Препоръчително е обследването да се извърши за цялата сграда или да се провери възможността за издаване на технически паспорт за вход от сграда.

За правилното и законосъобразно провеждане на събранието следва:

Да се разлепи покана за свикване на Общо събрание на собствениците на етажна собственост. В поканата следва да е включена точка от дневния ред, касаеща решение за започване/избор или „вземане на решение“ за възлагане изработване на технически паспорт. Поканата се разлепва най-малко 7 дни преди събранието. Лица, които са уведомили управителя на Етажната собственост, че не използват обекта си се уведомяват на посочения от тях адрес. Лица, които не използват обекта си, но не са уведомили и предоставили данни за контакт, се считат за уведомени чрез разлепването на поканата.

Провеждане на общото събрание – общото събрание се провежда при наличие на кворум – 67 на сто идеални части от общите части на етажната собственост се представляват лично или чрез представител. Ако не е налице необходимия кворум събранието се отлага и се провежда с един час и се провежда, ако на него присъстват не по-малко от 33 на сто идеалните части от общите части на етажната собственост. При липса и на 33 %, събранието се провежда в следващия работен ден в същия час независимо от присъствието. Кворумът се удостоверява, чрез подписване от страна на присъстващите на присъствен списък.

Решението се приема с мнозинство повече от петдесет на сто от представените идеални части от общите части на етажната собственост

За провеждането на общото събрание се води протокол. Протоколчикът се избира с обикновено мнозинство по предложение на председателстващия. Протоколът се изготвя в 7-дневен срок от провеждането на събранието и се подписва от председателстващия и протоколчика. В този срок, председателят на управителния съвет (управителят) поставя на видно и общодостъпно място на входа на сградата съобщение за изготвянето на протокола. За поставяне на съобщението се съставя протокол от председателя на управителния съвет (управителя) и един собственик, ползвател или обитател, в който се посочва датата, часът и мястото на поставяне на съобщението. Копие от протокола от провеждане на общото събрание, заверен с надпис “Вярно с оригинала”, и приложенията към него се предоставят на собствениците, ползвателите или обитателите, а в случаите по чл. 13, ал. 2 се изпраща на посочената електронна поща или адрес в страната. Когато в случаите по чл. 13, ал. 2 лицето не е посочило електронна поща или адрес в страната, на които да се изпращат копия на протоколи, то се смята за уведомено с поставяне на съобщението.

Съобразно взетото решение се  събират оферти, изисква се оферта от определена фирма.

Провежда се общо събрание, на което се разглежда/т офертата/офертите и се определя изпълнител. Взема се решение за упълномощаване управителя на ЕС да сключи договор с фирмата, както и за събиране  на необходимите средства за заплащане/използване на налични в касата суми.

За правилното и законосъобразно провеждане на събранието следва:

Да се разлепи покана за свикване на общо събрание, което да включва в дневния си ред въпроси като: Разглеждане на събрани оферти и определяне на изпълнител; Решение за дължимите суми от всеки един от собствениците – може да е на % то идеалните части в сградата, по равно от всички, по квадратура, по брой обитатели/собственици. Обичайното разпределение е спрямо притежаваните идеални части от общите части на сградата; Упълномощаване на управителя да сключи договор с определения изпълнител.; Може да се представи и разгледа договор с изпълнителя. Към поканата с цел оперативност и информираност е препоръчително да се представят офертите/договора, за да могат собствениците да се запознаят предварително. Ако няма възможност за разлепване на самите оферти/договори може да се укаже къде са на разположение на заинтересованите.

Провеждане на общото събрание – при реда и условията посочени в стъпка 1. Протоколиране на събранието и разгласяването на протокола – при реда и условията посочени в стъпка 1.

При добра комуникация и доверие между собствениците, с цел оперативност и спестяване на ненужни формалности е възможно първите две стъпки да се обединят. Това предполага предварително неформално (с нужната публичност, за да могат всички собственици имащи желание да потърсят оферта, да проучат пазара, да предложат договор, за да не се стигне до конфликт, по какъв начин са събрани офертите, кой и защо ги е изискал, как са определени лицата, които да потърсят оферти и прочие) и при необходимата комуникация чрез съобщения, неофициално събрание или група в социални медии да се съберат оферти, които да се разгледат.

Общинска администрация не следва да се уведомява за проведените събрания, ако обаче има обекти общинска и/или държавна собственост то Общината и Областна администрация следва да бъдат уведомени по надлежния ред за предстоящото събрание.

В процеса на изпълнение на договора всеки собственик е длъжен да осигури необходимия достъп до собствения си обект и до идеалните части на обследващата фирма. Задължението се отнася до всички собственици, независимо от това дали са присъствали на общото събрание, както и начина на тяхното гласуване при вземане на решението.